Ubegrænset deling 

Enhver bruger kan dele email mapper, filmapper, kalendere, kontaktperson mapper og opslagstavler med andre brugere. Dette er en kæmpe forskel fra andre værktøjer af denne type, hvor kun administratorer kan opsætte delte objekter, der gælder for hele firmaet.

Ved at tillade hver enkelt bruger, at dele data andre (udvalgte brugere), forbedrer du den interne kommunikation i organisationen - og reducerer samtidig den administrative arbejdsbyrde.

Finkornet adgangskontrol

Det samme objekt kan deles mange gange med forskellige adgangrettigheder (læs, skriv, slet etc.)

Delinger kan gøres offentlige, passwordbeskyttede eller nominelle: til udvalgte brugere, communities eller grupper. Differentierede tilladelser (læs, skriv, slet, etc) kan tildeles til forskellige subjekter.

Objekter kan også deles med brugere i andre domæner.

Smart mail mappe deling

Det er muligt, at dele en mail mappe ved, at tildele et såkaldt "common read flag", eller lade DeskNow holde styr på disse for hver enkelt bruger.

DeskNow kan automatisk gemme svar på beskeder fra en delt mappe i en anden mappe - dette er meget praktisk for en "firma" indbakke, hvor alle svar skal gemmes i en enkelt mappe.

Web fil-deling

Web fil-deling giver mulgihed for nem udbredelse af documenter på nettet, og stiller disse til rådighed for ikke-DeskNow brugere (kommercielle samarbejdspartnere, etc.). Delte mapper kan tilgås som en normal hjemmeside, uden login. Adgang til delte filer kan opnås med et simpelt http link.